Préparer l’inventaire

La préparation d’un inventaire consiste à ouvrir une opération d’inventaire sur un dépôt précis.

Pour initialiser un inventaire, saisissez la date de préparation de l’inventaire puis cliquez sur OK.

La date de préparation est grisée lorsqu’un inventaire a déjà été validé pour ce dépôt ou lorsqu’un inventaire est en cours. Dans ce cas, cliquez sur le bouton Nouvel pour accéder à la saisie de la date.

Remarque

L’inventaire sera toujours reconnu par son dépôt et sa date de préparation.

Créer le document d’inventaire

La création de pièces d’inventaire passe par la commande « Nouveau document de stock » puis « Inventaire de stock » du menu « Stocks ».

La deuxième façon de créer un nouveau document d’inventaire est de passer par le menu « Stocks » puis « Liste des documents de stock ». Sélectionnez ensuite l’onglet « Inventaires » puis après un clic droit de la souris, sélectionnez « Nouveau » dans le menu contextuel.

Dans la fenêtre « Nouvel inventaire de stock » sélectionnez votre dépôt en haut à gauche. Le champ « Date » est alors renseigné automatiquement par la valeur de la date saisie lors de la préparation d’inventaire de ce dépôt.

Trois options s’offrent à vous pour la saisie de vos lignes d’inventaire :

• La génération automatique des lignes d’inventaire.
• L’importation des lignes d’inventaire depuis un fichier texte.
• La saisie manuelle des lignes d’inventaire.

Génération automatique

Si vous choisissez l’option «Génération automatique» la fenêtre suivante apparaitra :

Cette fenêtre vous offre plusieurs critères pour le choix des articles.

Le premier critère pour le choix des articles à inventorier est relatif au référencement des articles :

• Sur l’ensemble du stock
• Uniquement sur les articles référencés dans le dépôt

Le deuxième critère pour le choix des articles à inventorier est relatif à la sélection des articles :

• Article unique
• Ensemble d’articles (Avancée)
• Tous les articles

Vous pouvez également demander la génération des lignes pour les articles ayant une quantité en stock non nulle.

Une quantité inventoriée par défaut peut être demandée : la quantité en Stock ou une quantité nulle.

Vous pouvez saisir un libellé qui sera affecté à chaque ligne d’inventaire lors du traitement de la génération automatique des lignes.

Une fois votre choix des critères réalisé, vous pouvez lancer la génération automatique en cliquant sur le bouton « Générer ».

A la fin du traitement, un message vous indique le nombre de lignes générées. Suite à la fermeture de cette fenêtre (bouton Fermer), vous accédez à votre document  d’inventaire avec toutes vos lignes d’inventaire.

Il vous suffit de saisir la colonne « Quantité inventoriée » si vous avez choisie « Quantité nulle » pour la quantité inventoriée par défaut. Sinon vous modifiez la quantité s’il y lieu dans le cas où vous avez choisie « Quantité en Stock » pour la quantité inventoriée par défaut.

Remarque

Si vous choisissez « Quantité en Stock » pour la quantité inventoriée par défaut, alors la quantité en stock est comme suit :

• Si la date d’inventaire est supérieure ou égale à la date du jour, alors la quantité en stock indiquée sera la quantité à la date du jour,
• Si la date d’inventaire est inférieure à la date du jour, alors la quantité en stock indiquée sera la quantité à la date d’inventaire.

Une fois votre document d’inventaire enregistré, il reste modifiable tant que vous n’avez pas validé votre inventaire.

Attention :

Si un article a une quantité en stock non nulle mais n’est pas renseigné dans le document d’inventaire, sa quantité en stock sera automatiquement mise à zéro lors de la validation de votre inventaire.

Importation d’inventaire

AGL Gestion Commerciale vous guidera à travers son assistant pour l’importation de votre inventaire depuis un fichier texte (.txt).

Ce fichier doit obligatoirement contenir le code article (Article) et la quantité inventoriée (Qté inv). Vous pouvez également y renseigner le prix de revient unitaire (Prix Unitaire). Si cette information n’est pas présente dans le fichier, AGL Gestion Commerciale prendra par défaut la valeur du prix de revient présente dans le logiciel.

Si vous gérez des articles suivis par N° de Lots, vous devez indiquer les numéros de Lots dans le champ ‘N° de Lot’.

Si vous gérez des articles de type Gammes, vous devez indiquer la gamme dans le champ ‘Gamme’.

La quantité « Ecart de Stock » est calculée automatiquement dans AGL Gestion commerciale par différence entre la quantité inventaire et la quantité en stock.

Cliquez sur le bouton « Importation d’inventaire » puis dans la fenêtre qui s’ouvre, sélectionnez le fichier à importer, puis cliquez sur « Ouvrir ».

Cliquez sur le bouton « Suivant ». Une fenêtre s’affiche et visualise le fichier à importer.

Cliquez sur le bouton « Suivant ». Une fenêtre s’affiche et visualise les séparateurs de champs.

Choisissez ou confirmez le séparateur de champs, puis cliquez sur suivant.

Dans la fenêtre qui s’affiche, liez les champs de la base avec ceux du fichier à importer.

Si vous avez des articles gérés en Lots, cochez l’option « Créer les lots qui n’existent pas ».

Cliquez enfin, sur le bouton ‘Terminer’.

Vous pouvez alors enregistrer le document d’inventaire. Il sera ajouté à la liste des documents d’inventaire dans l’onglet « Inventaires » du menu Stocks / Documents de stock.

Tant que l’inventaire n’est pas validé, vous pouvez revenir sur les documents d’inventaire pour y apporter des modifications ou réaliser plusieurs importations (Par exemple : un fichier par famille d’article, …).

Notez qu’il est important que chaque article soit présent une seule fois dans un document d’inventaire, sinon les quantités de l’article seront cumulées lors de la validation.

Saisie manuelle

Pour faire une saisie manuelle de l’inventaire, il faut d’abord créer le document d’inventaire en passant par la commande « Stocks » puis « Nouveau document de stock » puis « Inventaire ».

Vous pouvez saisir les lignes d’inventaire article par article ou pour une sélection d’articles.

Une ligne d’inventaire est composée des colonnes « Code article », « Libellé article », « Quantité en stock », « Quantité inventaire», « Quantité Ecart », « N° de Lot », « Gamme » et « Prix unitaire » qui est par défaut le PMP calculé par le logiciel.

Vous disposez donc de trois colonnes quantité :

• La colonne « Quantité en stock » correspond à la quantité en stock à la date de l’inventaire,
• La colonne « Quantité inventaire » peut être saisie à tout moment avant validation de l’inventaire,
• La colonne « Quantité Ecart » est calculée automatiquement par le logiciel et est égale à la différence entre les colonnes « Quantité inventaire » et « Quantité en stock »

Une colonne « Libellé Mouvement » vous permet de saisir un commentaire pour chaque ligne d’inventaire.

Une zone commentaire vous permet de saisir des informations complémentaires concernant le document d’inventaire.

En faisant un clic droit de la souris, un menu contextuel apparait et vous permet de :

• Insérer une ligne d’inventaire,
• Supprimer une ligne d’inventaire,
• Imprimer la grille (ou liste des lignes d’inventaire),
• Exporter la grille vers un fichier texte ou Excel,
• Personnaliser les colonnes

Pour appeler un article, vous avez la possibilité de saisir le code article ou la désignation de l’article. Pour rechercher un article dans la liste, saisissez le début du code ou de la désignation, une liste déroulante se positionnera sur le 1er article commençant par les caractères saisis.

Pour les articles gérés en numéros de Lot, la sélection d’un numéro de lot dans la liste déroulante est obligatoire. De plus, vous avez la possibilité de saisir la date de péremption du Lot. Si l’article est périssable,  la date de péremption est obligatoire.

De même, pour un article gérant les gammes, la sélection d’une gamme est obligatoire.

La validation d’inventaire

La validation de l’inventaire consiste à prendre en compte tous les documents d’inventaire enregistrés et à procéder à la mise à jour effective des informations de stock à la date d’inventaire (Quantité, valeur, N° Lot et Gamme)  de chacun des articles référencés dans les documents d’inventaire.

Important!!

La validation d’inventaire est possible uniquement si tous les documents de ventes et d’achats réalisés avant la date de l’inventaire, sont facturés pour les Bons de livraison, transférés en avoir pour les Bons de retour, comptabilisés pour les Factures et les Avoirs.

Avant de valider votre inventaire, pensez à faire une « Sauvegarde » de la base de données.

Il est recommandé d’être seul connecté lors de la validation de l’inventaire.

Après la validation d’inventaire, il ne sera plus possible de faire des mouvements de stock à une date antérieure à la date d’inventaire.

Pour valider l’inventaire, allez dans « Stocks » puis « Inventaire » puis « Validation d’inventaire » puis choisissez le dépôt et enfin cliquez sur ‘Valider’.