L’inventaire annuel des stocks est obligatoire et consiste à identifier et compter toutes les quantités de tous vos articles en stock (Matières premières destinées à la production, Produits en cours de production et Produits finis destinés à la vente) dans tous vos dépôts ou vos magasins à la fin de chaque exercice comptable.
L’inventaire annuel vous permet de comparer les quantités physiquement et réelement présentes en stock et celles que vous suivez dans votre logiciel de gestion commerciale ou de gestion des stocks. Si vous relevez des écart de quantité, cela met en évidence des problèmes de processus de gestion interne, des pertes, des vols ou tout simplement de confusions de codification articles.
L’inventaire annuel vous permet de valoriser, et déprécier s’il y a lieu, votre stock afin d’impacter cette valeur des stocks dans votre comptabilité à la clôture de l’exercie.
L’inventaire annuel des stocks doit théoriquement coïncider avec la date de clôture de l’exercice.
Pendant l’inventaire annuel des stocks, l’activité de l’entreprise doit être interrompue pour éviter d’avoir des mouvements de stock.
Dans la pratique, l’inventaire annuel des stocks s’effectue quelques jours avant ou quelques jours après la date de clôture de l’exercice. Il faut ensuite, régulariser les quantités en stock par toutes les entrées et toutes les sorties survenues entre la date de réalisation de l’inventaire physique et la date de clôture de
l’exercice.
Pour réaliser un inventaire annuel des stocks il faut interrompre toutes les entrées et toutes les sorties d’articles et procéder au comptage complet de tous les articles que vous avez en stock.
Pour cela, votre logiciel de gestion commerciale ou de gestion des stocks doit vous fournir la liste de vos articles sur un ou plusieurs tableaux Excel. Il faudra distribuer ceux-ci aux différentes personnes réalisant l’inventaire. Ces tableaux doivent contenir, en plus des colonnes « Code article » et « Désignation article »,
une colonne « Quantité en stock à la date d’inventaire », une colonne « Valeur PMP article » et une colonne « Quantité réelle en stock » qui pourra être renseignée par les personnes réalisant l’inventaire.
Il est à noter qu’il est souhaitable d’effectuer un double comptage des articles par des personnes différentes pour minimiser les risques d’erreurs de comptage.
Une fois le comptage terminé et les tableaux Excel validés, il vous suffira d’importer ces tableaux dans votre logiciel de Gestion Commerciale ou de Gestion des Stocks. Il faudra ensuite procéder à la validation de cet inventaire annuel des stocks dans votre logiciel. Celui-ci régularisera automatiquement les stocks au réel, ce qui constituera votre stock initial en quantité et en valeur pour le nouveau exercice.
Si vous possédez le logiciel « AGL Gestion Commerciale », pour accéder à la description détaillée de la procédure à suivre pour réaliser un inventaire annuel cliquez sur ce lien.
Si vous possédez le logiciel « GESTIMUM Gestion Commerciale », pour accéder à la description détaillée de la procédure à suivre pour réaliser un inventaire annuel cliquez sur ce lien.